大连市旅顺口区慈善总会档案管理办法

（自2007年9月1日起施行）

第一章  总   则

第一条  为规范大连市旅顺口区慈善总会（以下简称总会）的档案管理工作，更好地为各项业务工作服务，依据国家相关法律、法规和民政部有关规定，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指总会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料。

第三条  办公室是总会档案管理的职能部门，负责总会档案的管理、监督、检查工作。保证总会档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章  归档范围与保管期限

第四条  归档范围

（一）大连市旅顺口区党政机关、人民团体及领导人对总会工作的重要批示、讲话、题词及相关声像资料。

（二）上级机关和主管部门下发、转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。

（三）上级机关和主管部门交总会办理或总会参与办理的议案、建议、提案，包括办理、调查、答复、处理的相关文件材料。

（四）总会召开会员代表大会、理事会的全套文件和音像资料；会长办公会议纪要；总会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会及专业会议的会议文件和声像资料。

（五）总会向上级机关的请示、报告及上级机关的批复；总会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件；总会团体会员的请示、报告及总会的批复。

（六）总会制定的各项规章制度；总会各部、办公室在业务活动中形成的重要文件（包括请示、报告、合同、协议等）和声像资料。

（七）总会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料；重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。

第五条  档案保管期限

本办法第四条中除第六、第七两项内容为长期（20年）保存外，其他档案资料均为永久性保存。

第三章  立卷归档与查阅办法

第六条  档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理，保持其连续性和完整性。破损件要托裱修补、模糊不清的要附抄件。

第七条  当年文档均由各部门负责收集整理，列出目录清单，于次年3月底前移交办公室，并办理交接手续。

第八条  档案由办公室负责收集、整理和立卷，各部门原则上不再保存应归档的文件资料。办公室指定专人保管，并保证业务部门随时查阅需要。

第九条  总会内部人员查、借阅档案要办理查、借阅手续，并经部门负责人批准。外单位查阅总会档案，凭介绍信并经总会领导批准方可查阅。查阅档案原则上在总会档案室进行，如有特殊情况需带出档案室查阅的，应在当天下班前交还档案室。总会档案一律不得借出会外。

附件：

大连市旅顺口区慈善总会各部文件归档内容

一、办公室

（一）大连市旅顺口区党政机关、人民团体及领导对总会工作的重要批示、指示、讲话及相关资料。办公室承办的与机关有关的议案、提案及重要事项资料。

（二）总会历届会员代表大会、理事会、文件和相关资料，会长办公会纪要，由办公室主要承办的总会重要会议和活动的相关资料。

（三）办公室承办的总会外发和下发的带文号的各类文、函件。

（四）总会团体会员和名誉、荣誉称号授予的相关文件和资料。

（五）办公室承办制定的总会规章制度。

（六）各类协议及其它有关总会参与、协调的重要事宜的资料。

二、项目部、募捐部

（一）部门承办的与业务工作有关的会领导及会外各级领导的批示、指示和重要讲话。

（二）部门组织承办的项目、活动的综合资料，包括：立项报告、合作协议、合同及重要会议资料等。（项目和活动中的具体事务性详细资料由部门自行保存，不作为档案上交）。

（三）部门承办的以总会名义外发、下发的带文号的文、函件。

（四）部门承办制定的有关本部门及总会的规章制度。

（五）总会及会外各级领导参与、参加部门组织承办的重要项目和活动的资料。

三、财务部

（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账，日记账，其他会计账薄。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告、审计报告，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册。

四、宣传部

（一）总会主要领导人撰写和修改的重要稿件原稿。

（二）总会定稿发表的新闻通稿、回复媒体采访的原稿和改样。

（三）总会及新闻媒体拍摄录制的关于总会重大活动的录音、照片、录像资料。

（四）各新闻单位关于总会重要项目、活动、事件的相关报道。

（五）《旅顺慈善之声》资料。

五、义工部

（一）义工加入的申请审核、义工的档案、义工活动的录音、照片、录像资料。

（二）各级义工组织的统筹、协调、管理的相关稿件。

（三）义工队伍发展、建设、审批的相关资料。

（四）义工服务项目的策划、实施，义工培训和服务信息收集，义工晋星及各种表彰嘉许活动的录音、照片、录像资料。