(自2007年9月1日起施行)
第一章 总 则
第一条 为规范大连市旅顺口区慈善总会(以下简称总会)的档案管理工作,更好地为各项业务工作服务,依据国家相关法律、法规和民政部有关规定,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指总会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料。
第三条 办公室是总会档案管理的职能部门,负责总会档案的管理、监督、检查工作。保证总会档案的完整、准确、安全和有效利用。
第二章 归档范围与保管期限
第四条 归档范围
(一)大连市旅顺口区党政机关、人民团体及领导人对总会工作的重要批示、讲话、题词及相关声像资料。
(二)上级机关和主管部门下发、转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。
(三)上级机关和主管部门交总会办理或总会参与办理的议案、建议、提案,包括办理、调查、答复、处理的相关文件材料。
(四)总会召开会员代表大会、理事会的全套文件和音像资料;会长办公会议纪要;总会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会及专业会议的会议文件和声像资料。
(五)总会向上级机关的请示、报告及上级机关的批复;总会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件;总会团体会员的请示、报告及总会的批复。
(六)总会制定的各项规章制度;总会各部、办公室在业务活动中形成的重要文件(包括请示、报告、合同、协议等)和声像资料。
(七)总会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料;重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。
第五条 档案保管期限
本办法第四条中除第六、第七两项内容为长期(20年)保存外,其他档案资料均为永久性保存。
第三章 立卷归档与查阅办法
第六条 档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理,保持其连续性和完整性。破损件要托裱修补、模糊不清的要附抄件。
第七条 当年文档均由各部门负责收集整理,列出目录清单,于次年3月底前移交办公室,并办理交接手续。
第八条 档案由办公室负责收集、整理和立卷,各部门原则上不再保存应归档的文件资料。办公室指定专人保管,并保证业务部门随时查阅需要。
第九条 总会内部人员查、借阅档案要办理查、借阅手续,并经部门负责人批准。外单位查阅总会档案,凭介绍信并经总会领导批准方可查阅。查阅档案原则上在总会档案室进行,如有特殊情况需带出档案室查阅的,应在当天下班前交还档案室。总会档案一律不得借出会外。
附件:
大连市旅顺口区慈善总会各部文件归档内容
一、办公室
(一)大连市旅顺口区党政机关、人民团体及领导对总会工作的重要批示、指示、讲话及相关资料。办公室承办的与机关有关的议案、提案及重要事项资料。
(二)总会历届会员代表大会、理事会、文件和相关资料,会长办公会纪要,由办公室主要承办的总会重要会议和活动的相关资料。
(三)办公室承办的总会外发和下发的带文号的各类文、函件。
(四)总会团体会员和名誉、荣誉称号授予的相关文件和资料。
(五)办公室承办制定的总会规章制度。
(六)各类协议及其它有关总会参与、协调的重要事宜的资料。
二、项目部、募捐部
(一)部门承办的与业务工作有关的会领导及会外各级领导的批示、指示和重要讲话。
(二)部门组织承办的项目、活动的综合资料,包括:立项报告、合作协议、合同及重要会议资料等。(项目和活动中的具体事务性详细资料由部门自行保存,不作为档案上交)。
(三)部门承办的以总会名义外发、下发的带文号的文、函件。
(四)部门承办制定的有关本部门及总会的规章制度。
(五)总会及会外各级领导参与、参加部门组织承办的重要项目和活动的资料。
三、财务部
(一)会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证,其他凭证。
(二)会计账簿类:总账、明细账,日记账,其他会计账薄。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告、审计报告,其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册。
四、宣传部
(一)总会主要领导人撰写和修改的重要稿件原稿。
(二)总会定稿发表的新闻通稿、回复媒体采访的原稿和改样。
(三)总会及新闻媒体拍摄录制的关于总会重大活动的录音、照片、录像资料。
(四)各新闻单位关于总会重要项目、活动、事件的相关报道。
(五)《旅顺慈善之声》资料。
五、义工部
(一)义工加入的申请审核、义工的档案、义工活动的录音、照片、录像资料。
(二)各级义工组织的统筹、协调、管理的相关稿件。
(三)义工队伍发展、建设、审批的相关资料。
(四)义工服务项目的策划、实施,义工培训和服务信息收集,义工晋星及各种表彰嘉许活动的录音、照片、录像资料。