大连市旅顺口区慈善总会费用报销流程管理规定

（自2018年9月1日起施行）

第一条 为明确总会各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流程，制定本规定。

第二条 本规定适用于总会内部各独立核算所有费用支出。

第三条 本规定所称费用报销是指日常发生的差旅费、办公费、业务招待费、汽车费、运杂费、邮电通信费、水电费、租赁费、会议费、保险费、低值易耗品等。

第四条 权签人

1、本规定的权签人是指部门主管领导，财务部长，秘书长，执行会长。

2、权签人享有在规定管理权限内对报销付款签字审核审批的权利，并承担相应的责任和对费用真实、合法、合理性负责的义务。

第五条 员工借款

1、日常费用开支原则上不允许员工借款，应由个人先垫支，事后报销；符合《货币资金管理制度》或大额开支确需借备用金的，根据费用预算，填报《借款单》报批后，到财务部门申领借款。但需在事项完毕后5个工作日内办理报销手续。

当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中先扣回。

2、借款实行“前款不清，后款不借”原则。员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款，扣除借款后有余额的，按余额付款。

3、总会员工借款经本部门负责人、财务负责人审核同意后，报秘书长审批。

4、财务部门应加强对总会人员借款的管理，定期催收。

5、出差借款按照《差旅费管理规定》执行。

第六条 报销的要求

1、发票的基本要求

① 发票必须合法、真实、有效。

② 发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，字迹清楚。发现发票有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章。

③ 发票用胶水分类、整齐地粘贴在费用报销单上，防止原始凭证在传递过程中丢失。

④ 发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。

⑤ 其它要求参见《会计基础工作规范制度》和国家相关法律、法规。

财务部门有权拒收不合法不合规的票据，应当扣留虚假票据，并及时通报相关责任人。

2、报销凭证的填写要求

① 必须按费用报销单要求填写相关内容。

② 报销事项的内容、用途说明必须清晰准确，并注明费用归属（属于哪个单位或项目，便于分类核算或转账），必要时附清单详细说明。

③ 凡是费用需要在各部门之间分摊的，报销人应该根据原始凭证抬头与费用归属关系，分别归集后，填写相应的报销凭证，如不能归集应给予适当分配比例。

④ 报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。

⑤ 财务在审核时，按相关制度规定有权去除不符合要求的票据（如白条、不符合要求的发票等），可以核算报销金额；但审核金额超过原报销金额时，应退回经办人重填或按申报金额报销。

⑥ 费用报销单分差旅费报销单和费用报销单，差旅费报销填差旅费报销单，其他所有费用填费用报销单。

3、其他报销附件要求

除发票外，其他附件、报表必须合法、合规，有相关责任人的签字审批，业务招待费的报销人对应说明的事项根据管理需要要求填写费用说明清单，但费用说明清单不做为原始入帐凭证。

4、报销的时效要求

① 当月费用一般应在当月报销处理完毕，部分费用如电话费等可以延至下月。

② 当年费用一般应在当年12月31日前报销处理完毕。部分费用的发票如当年无法取得，只能在次年1月取得的，应在1月取得时立即办理报销。

③ 申请先由公司预付支票的，经办人应在5个工作日内拿回相应发票按此报销流程办理签字核销手续，否则视同个人借款按相关规定处理。

第七条 报销审批付款流程

1、经办人：根据总会实际业务需要，在费用事项发生后，按照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证，填写报销单，交部门负责人审核。经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负责，严禁虚报、假公济私。

2、部门负责人：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字，对费用是否符合部门计划、预算承担责任，对审核不通过的予以退回。

3、财务部门负责人：财务部门负责人（财务部长）对报销凭证的相关内容，根据财务制度要求、标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款；根据总会的各项具体管理制度对票据的合法、合规性财务部负责人（财务主任或副主任）审核签字，对审核不通过的予以退回。

财务负责人审核后，交由秘书长审批。

4、秘书长：根据总会相关规定，对费用具有最终审批权，对所有费用的真实、合理、合法、合规性承担责任。

5、出纳员：审核报销单是否完成上述签字流程，是否本人签字，对审批签字手续不全的坚决予以退回。对报销金额再次复核，复核金额（付款金额）只能小于等于报销人申报金额，对复核金额大于申报金额的，予以退回给经办人重新办理（或按申报金额办理）。

6、现金报销金额超过人民币5000元的，要提前三天与财务人员预约。避免因现金不足无法报销。

第八条 本规定由总会财务负责解释和修改。

第九条 本规定自2018年9月1日起执行。