大连市旅顺口区慈善总会办公用品采购管理规定

(自2019年1月1日起施行)

为加强总会基础管理，合理高效使用办公用品，确保各部门对办公用品的有效使用，本着节约成本、科学管理的原则，特制定本规定。

第一条 办公用品分类

1、办公用品分为特殊性办公用品和一般性办公用品。

2、特殊办公用品包括：打印机、复印机、办公电脑、传真纸、白板笔、电池、印台、印油、订书钉、账本、稿纸、色带、软盘、计算器、订书机、记号笔、记号笔水、台帐皮、账本夹、打印纸、凭证纸、凭证盒、复写纸等。

3、一般性办公用品包括：中性笔芯、档案袋、透明胶带、小刀、文件单夹、告示帖、签字笔、双面胶带、票据夹、中性芯、铅笔、橡皮、资料册、胶棒、剪刀、曲别针、油笔芯、口取纸、大头针、拉杆夹、拉编袋等。

第二条 办公用品的申请

1、办公室负责所有办公用品的采购、管理，办公用品统一由办公室采购。

2、申请采购办公用品的一般程序为：

A、需要购买特殊电子办公用品的各个部门，请持物品采购申请。

B、需要总会领导签批同意后方可执行。

C、申请特殊电子产品，各部门必须在国家规定的价格标准范围内请示。

D、持领导审批报告书，报送办公室统一进行采购。

E、由办公室指定人员到财务部办理相关手续，领取支票购买。

第三条 办公用品的采购

1、办公室应采用定点采购的方式，遵循公开、公平、择优的原则，大件物品则需经过询价、议价由办公室和财务部共同选择供货商，通过比价的方式，本着物美价廉的原则确定合适的供货商，签订长期供货协议。

2、各部门所需的办公用品统一由办公室定点采购、综合管理，无特殊情况，私自购买不予报销。

3、办公用品库存不多或者有关部门提出需求的情况下，按照成本最小原则进行预先订购小件办公用品。办公室在每月末由管理员依据库存及办公用量情况提出采购计划，经财务审核、主管领导批准后，集中购置，特殊电子产品的采购，由相关部门提出申请，领导批准后，专门购买。

4、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买。

5、各部门若需采购临时急用的一般性办公用品或财务专用的凭证等，注明急需采购的原因，经总会领导批准后，再实施采购任务。

第四条 办公用品的入库

1、办公用品入库前须进行验收，由办公室人员按送货单进行验收，填写入库单，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字验收，即可在财务部核销采购借款。然后根据送货单由办公室登记办公用品台账和财务部登记财务日记账。

2、对办公用品入库做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

3、办公室收到供货单位发票后，须查验订货单位发票的真伪后，核对发票内容并在发票背面签字认可后，携验收入库单办理结算发票和明细单，认真办理入库登记手续，未办理入库手续的用品，不准直接使用。

4、要认真做好办公用品入库手续，登记好物品台帐，做到入库有手续、发放有登记。

第五条 办公用品的保管

1、办公用品由总会办公室统一保管。

2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。

3、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购和保管员要搞好验收交接，在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量并签字。

4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由办公室统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。

5、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，保障供给。

6、办公室指定专人负责办公用品的管理工作，要做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

第六条 办公用品的领用

1、各部门办公用品，由办公室统一发放使用。

2、办公用品领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本。

3、办公用品领用遵照随用随领，随时发放的原则。

第七条 物品维修

1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向办公室提出维修申请。办公室负责找定点人员维修。

2、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修。

3、维修经费经办公室和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证。

4、办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对该物品进行报废处理，填写《固定资产报废凭证》说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交办公室决定是否需进行报废处理。

第八条 本规定自2019年1月1日起施行。